増加する行政回覧【平成25年9月定例会 一般質問より】

自治会の役員の方々からよく聞く市役所への苦情のひとつが行政回覧の問題です。「とにかく数が多い」「(回覧を)配ったばかりなのに、また(別の回覧の配布を)頼まれる」というものです。こうしたお声を受け、平成21年12月定例会でも同様の質問をしましたが、その後の検証を含めて今回もこの問題を採り上げました。

結論からいえば、地域に配布される行政回覧は依然として増加しており、21年当時、年間約350件であったものが、現在では約400件となっているようです。さらに、市役所が把握していない文書(地元の「学校だより」等)を含めると、これ以上の件数が地域に回覧されていることになります。

21年12月定例会における担当部長の答弁は「回覧文書が増えていることは認識している。広報と重複していないか等、各所管に回覧に適する文書かどうかの精査をお願いしていきたい」という主旨のものでしたが、状況はあまり変わっていないようです。

質問では、件数の縮減を図ることだけでなく、回覧の読み手や受け手の視点に立った改善を市に求めました。言うまでもなく、回覧は「配ったら終わり」というものではなく、読まれて初めて意味があるものだからです。

担当部長の答弁は「件数が多く、自治会のみなさんから負担が大きいとの意見をいただいている。縮減に向けて(市役所)内部でも様々な検討を行っており、自治連合会等の意見も参考にしながら、改善に努めていきたい」というものでした。

市役所が保有し、市民に知らせるべき情報は多岐にわたりますが、インターネットの発達等によりその提供方法も多岐にわたります。行政回覧についても情報を「どのように伝えるか」という観点からの適宜適切な改善が求められています。

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